1、在郵件正文里放上一些關鍵內容，例如總報價，公司的優勢等等，這些都是引子，讓客戶有興趣打開報價單。
2、在報價單開頭寫上：TO某客戶，報價單制作時間和有效期。
3、提供至少兩種格式的報價單。第一種為word文檔，這是供客戶修改使用的。但是由于word文檔版本的差別，可能打不開，所以還需提供一個pdf版本。pdf版比較正規，是標準的文書。最好再提供一個圖片版，萬一
圍墻護欄網客戶既打不開word，又沒有pdf瀏覽器，就要寄希望于這張圖片了！
4、無論提供的什么文件格式，發之前必須預覽，保證客戶拿到手可以直接打印使用！在郵件最后部分寫上：詳細報價資料請參見附件中的文件，我提供了三種格式，word，PDF，JPRG，可根據您的電腦軟件情況選擇最合適的格式，而且我都已經排好版，您可以直接下載打印使用！
5、報價單的命名一定是公司名稱加產品名稱，保證客戶到時候能夠知道這份報價單是什么產品的報價單，來自于哪個公司。
6、在報價單加入自己的公司的標志，名稱，電話，傳真，郵箱，以及公司的一些理念，口號，這是用來提升形象的一種方法！
7、在報價單的第一部分做公司簡介，突出優勢，例如專業生產多少年，拿到過那些認證等等，把公司辦公室的圖片，工廠的圖片，車間的圖片都放上。當然凡是出現圖片的都要打上水印！
8、制作報價表格。將每一部分的價格標注清楚，包括每一部分的型號，大體參數尺寸，品牌，質保年限等等。當然還是要出現報價的關鍵因素，付款方式等！
9、這一部分是對上一部分的擴展，告訴客戶，你的產品為什么值這個錢。例如客戶要了十個設備，上面對于每個設備都簡略的用表格報了價，這個部分就需要放出每個設備詳細信息：圖片，認證，具體的參數，優勢，設備的包裝類型，包裝圖片，配套的配件數量，等等(如果是成套設備請把配件表標注出來)。
10、如果有的話，可加入案例圖片。
11、很多公司有集裝箱擺放軟件，如果有，可以在最后一部分演示一下客戶需要的產品如何擺放，總計需要幾個集裝箱，這樣會顯得更專業。
12、排版：注意分段，不要出現很多文字一大段的情況，用不同的顏色文字標記不同的重點，加上圖片，圖文交叉，可以做出一個非常漂亮的報價單。
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